Bạn đang băn khoăn không biết liên hệ với đối tác nước ngoài qua email như thế nào? Các cách viết Email tiếng Anh dưới đây sẽ giúp bạn xóa tan lo lắng đó!
Một trong những công cụ trao đổi thông tin được sử dụng phổ biến trong công việc cũng như cuộc sống hiện nay là email. Tuy nhiên đối với nhiều người, việc sử dụng email để liên hệ với các đối tác, khách hàng hay bạn bè người nước ngoài luôn là một thử thách khó khăn. Nếu bạn cũng đang gặp phải tình trạng trên thì hướng dẫn cách viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp được chia sẻ ở bài viết dưới đây sẽ là giải pháp tối ưu dành cho bạn đó!
Cùng IELTS Trang Nguyễn tìm hiểu ngay bây giờ nhé!
1. Bố cục của một email hoàn chỉnh
Để viết được email tiếng Anh chuyên nghiệp, trước hết bạn cần nắm chắc bố cục hoàn chỉnh của một email. Một email tiếng anh thông thường sẽ gồm 6 phần:
-
Chào hỏi (Greeting)
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ)
Chú ý:
Trong trường hợp đã biết tên người nhận, hãy sử dụng Dear Mr/Ms…
Trong trường hợp chưa biết tên người nhận hãy sử dụng Dear Sir/Madam
Khi gửi thư cho người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs. Tran Anh Thu or Dear Mrs. Anh Thu
-
Câu chào hỏi ban đầu (Opening comment)
Thông thường phần này sẽ dùng để hỏi thăm về sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận thư. Trong trường hợp bạn đang viết thư trả lời cho ai đó hãy bắt đầu với lời cảm ơn.
Ví dụ:
Thank you for contacting MTP Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty MTP)
How are you?
How are things?
-
Giới thiệu lý do viết thư (Introduction)
Cấu trúc:
I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize/…
“I would like to…”
Further to…/ With reference to…
I am writing to you on behalf of…
Might I take a moment of your time to… (Thường sử dụng viết cho đối tác)
Chú ý: Trong trường hợp viết thư cho bạn bè thân thiết bạn có thể sử dụng “I just want to…”
Ví dụ: I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of Sale Executive/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces. (Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).
I am writing with regard to your registration of Intercontinental Hotel Membership/ to the complaint you made on 21st October. (Tôi viết thư này liên quan đến việc đăng ký Hội viên Khách sạn Intercontinental của quý khách/ để giải đáp những khiếu nại của bạn vào ngày 21/10)
With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you. (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản phẩm)
-
Nội dung chính (Main point)
Bạn có thể tham khảo 20 mẫu câu thông dụng sau để diễn đạt nội dung chính mà mình muốn truyền tải
a. Trường hợp bạn muốn đưa ra lời đề nghị, yêu cầu
– I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…
Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…
– Would you mind…? / Would you be so kind as to…?
Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…
– We are interested in…and we would like to…
Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…
– We carefully consider…and it is our intention to…
Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…
b. Trường hợp bạn muốn xin lỗi người nhận email
– We regret / are sorry to inform you that…
Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…
– Please accept our sincere apologies for…
Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…
– We truly understand and apologize for…you are given due to…
Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…
– I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation.
Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.
c. Trường hợp bạn muốn phàn nàn về một vấn đề nào đó với người nhận mail
– I am writing to express my dissatisfaction with your customer service/ to complain about….
Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về
– I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered.
Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu
d. Trong trường hợp bạn muốn đề cập đến tài liệu đính kèm trong thư
– Please find attached…
Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.
– Attached you will find…
Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.
– I am sending you…as an attachment.
Tôi đã đính kèm…
-
Kết thúc email (Concluding sentence)
Để kết thúc email bạn có thể sử dụng một số cấu trúc câu sau:
Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư)
Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”
-
Ký tên (Signing off)
Trường hợp không trang trọng:
Best,
Best wishes,
Regards,
Take care,
Bye,
Trường hợp trang trọng:
Best regards,
Warm regards,
2. Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh
- Không được viết tắt (I’m thay cho I am; Your hay You’re thay cho You are)
- Không sử dụng tiếng lóng như wanna, kid, dad, mate, …
- Không nên dùng các từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm
- Viết ngắn gọn đủ ý
- Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, nên sử dụng would like. Chỉ dùng should trong trường hợp xin lời khuyên. Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will,..
3. Một số mẫu email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp do IELTS Trang Nguyễn sưu tầm
Hy vọng qua bài viết này bạn đã trang bị những cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp. Chúc các bạn thành công!
